プレスリリース

〜紙とハンコの承認リレーがワークフロー機能で電子化〜

株式会社Deepwork（本社：東京都新宿区、代表取締役CEO：横井朗）は「invox電子帳簿保存（https://invox.jp/storage/）」を鈴与シンワ物流株式会社にご導入いただいたことを報告いたします。
【ご担当者様の声】

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ペーパーレス化で日常業務が効率化する電帳法対応を目指してシステム選定をスタート

当社が電子帳簿保存法の対応に向けて動き出したのは、2021年12月です。気付けば施行間際というタイミングで、とても慌てていた矢先に２年の猶予期間が発表され、安堵したのを覚えています。これを教訓に、猶予期間の終了を待つことはせず、すぐにシステムの検討に取り掛かりました。

検討にあたり特に重視したのは、ただ法律に対応するだけでなく「ペーパーレス化による日常業務の効率化」も目指そう、という点でした。

当社では内部統制の観点から、請求書など各種書類の処理を行う上で各拠点〜経理までの一連の承認記録を残す必要がありました。これまでは紙の承認書を添付してハンコを押して回すという流れでしたから、スキャナ保存制度も使いながらデータとして一元管理をしようとした場合、システムの導入にあたっては「ワークフロー機能が標準で使えること」が必須の要件となりました。

シンプルな要件かと思いきや、いざ情報収集を始めてみると、電帳法対応の要件を満たしながらワークフローの機能がセットで使えるサービス自体が少なく、あったとしても機能過多で金額が高くなってしまうなど、選択肢はかなり限られていました。その中でinvox電子帳簿保存は柔軟なワークフローが組める上にユーザー数は無制限。その上、価格は安く、私たちにぴったりのサービスでした。


直感的にわかりやすいユーザインタフェースと柔軟なワークフロー機能で拠点とのやりとりが効率化

invoxのワークフロー機能で、承認リレーを回せるようになり拠点とのやりとりは格段に楽に、且つ、スピーディに行えるようになりました。これまでの承認リレーは紙とハンコ、何か補足事項があれば手書きで余白に加筆していましたから、各拠点から経理に原本が届くまでは内容の確認ができませんでした。

しかし、invox電子帳簿保存が導入されてからは、アップロードされた時点で経理担当者が書類の内容を確認できるようになりました。また、承認が滞っていればすぐに担当者へ声かけができ、補足事項はinvoxのメモ欄に補記すればオンラインで問題なくやりとりができています。

全社展開にあたっては、各拠点担当者がスムーズに操作できるか？という点を心配していましたが、導入3カ月経った今でも、操作に関しての質問を受けたことが一度もありません。直感的に操作できる上に、多少迷ってもチャットやマニュアルで、各自が自己解決できているのです。

これは、導入前に各拠点の担当者に触ってもらえたのも非常に大きかったと感じています。invoxはトライアル環境の利用期間制限がないので、社内説明の段階で、実際に扱う現場の社員の感触や意見を集めることができました。全社展開前に、イレギュラーのパターンを含めて検証できたので、導入を推進してきた担当として安心して稼働を迎えられました。


紙からの脱却によって検索性が格段に向上し、監査対応業務の省力化に期待

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サービスの検討当初に目指した、電帳法対応＋日常業務の効率化という2つの目的はinvox電子帳簿保存によって達成できました。

安定稼働を迎え、さらに効果として実感できたのは検索性の向上です。これまで過去の書類を探し出す時は、文書箱をひっくり返して手作業で1枚1枚探し出す、ということをしていたのですが、invoxで検索すれば一瞬で見つかり、必要であれば書類をダウンロードできます。

特に内部監査や監査法人への提出の際は、提出する件数も多く、毎回苦労していましたが、今後はそういった場面の対応もスムーズに行えることを大いに期待しています。

我々物流業界はこれから更に需要が高まり、各拠点で働く社員たちは毎日一生懸命ニーズに応えようと努めています。我々は管理部門としてバックオフィス業務の効率化をすすめることで、全社一体となってサービス向上につなげていきたいです。


【鈴与シンワ物流株式会社について】
鈴与シンワ物流株式会社（https://sl.shinwart.co.jp）は、首都圏を中心に物流事業を展開しています。港運、陸運、倉庫の3つの事業部門を持ち、各設備の充実とネットワークの拡充を図るとともに、物流の効率化・合理化を実現する新しい物流システムの構築にも取り組んでいます。

経理課が属する管理部門では、関東を中心とする各事業の11拠点と、陸運事業における子会社のバックオフィス業務全般を担っており、業務効率化を通じた全社的なサービス品質の向上を目指しています。


【invox電子帳簿保存とは】

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invox電子帳簿保存（https://invox.jp/storage/）は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応。
請求書や納品書などあらゆる国税関係書類をAI OCRとオペレータが自動でデータ化して電子保存する文書管理システムです。


【株式会社Deepworkとは】

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株式会社Deepwork（https://deepwk.com）は「時間の密度を高め、価値ある時間を増やす」をテーマに、事業を通じて関わるすべての人の時間の価値の最大化に取り組んでいます。
開発・運営する「invox受取請求書」と「invox発行請求書」と「invox電子帳簿保存」は、いずれのサービスもテクノロジーと人の力を融合することで、効率化と高い精度を同時に実現し、従来は解決が難しかった業務課題を解決し自動化しています。

会社名：株式会社Deepwork（Deepwork Inc.）
設立：2019年2月1日
本社所在地：東京都新宿区西新宿1-25-1 新宿センタービル49F +OURS
invoxスキャンセンター所在地：静岡県静岡市葵区紺屋町11-17 桜井・第一共同ビルディング6階
代表者：代表取締役 横井 朗
資本金：1億円（2021年11月時点）
従業員数：40名（2022年5月時点）
事業内容：invoxの開発・運営
URL：https://deepwk.com
取得認証等：電子決済等代行業 関東財務局 第79号、電子インボイス推進協議会 正会員、令和3年改正法令基準 JIIMA認証

プレスリリース提供：PR TIMES